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simplify.

Zurück zur Einfachheit

Produkte, Dienstleistungen und Prozesse werden immer vielfältiger und komplexer – was uns als Mitarbeitende und Kunden zunehmend überfordert. Der Ruf nach Einfachheit wird lauter. Doch Einfachheit ist nicht einfach umzusetzen. Wie gehe ich das an, was ist Einfachheit?

Häufig läuft es so ab: Ein  Mitbewerber wird in wenigen Ta­gen eine neue Dienstleistung anbieten. Diese hat es in sich – mehr Auswahl­möglichkeiten, personalisierbar, umfangreicher, flexibel auf die Kundenbedürfnisse anpassbar. Wie reagiert unser Unternehmen darauf? Das können wir besser! Wir werden noch mehr Funktionen einbauen, wir bieten den Kunden noch mehr. Doch wollen das die Kunden wirklich?

Zurück zur Einfachheit

Zu viel Auswahl

Egal in welcher Branche: Der Wett­bewerb führt dazu, dass Produkte laufend weitere Funktionen und Eigenschaften erhalten und Dienstleistungen in noch mehr Varianten angeboten werden. Riesige Auswahl zieht Kunden an, das sehen wir bei Media Markt und anderen grossen Ladenketten – aber wollen wir das wirklich? Grosse Auswahl führt zu Hilflosigkeit, Über­forderung und Entscheidungsläh­mung. Wir wissen nicht mehr, was wir nun nehmen sollen, und kaufen am Schluss das Falsche oder verlassen frustriert den Laden.

Wir lieben es zwar, mehr zu haben, als wir brauchen – aber nur, solange wir es auch verstehen und beherrschen. Diesen Punkt haben viele Dienstleistungen und Pro­dukte längst überschritten. Wir müssen wieder einfacher und verständlicher werden.

Nach festgelegten Prozessen zu arbeiten, erleichtert das Leben ungemein – eigent­lich. Denn die meisten Prozesse sind längst alles andere als überschaubar. Sie haben in unserer vernetzten Welt immer mehr Schnittstel­len, und kaum ein Prozess bleibt, wie er ist. Was einmal leicht verständlich war, ist mittlerweile ein in verschiedene Ebenen gegliedertes, mehrdimensionales Mysterium gewor­den.

Die zunehmende Komplexität führt zu Fehlern, Unzufriedenheit, Vertrauensverlust und vor allem Zeitverschwendung – und kostet daher enorm viel Geld. So ist es nicht verwunderlich, dass sich der IQ eines Mitarbeiters zu verdoppeln scheint, sobald man beginnt, die Prozesse zu reduzieren, ihm wieder mehr Vertrauen schenkt und Verantwortung überträgt.

Weg zur Einfachheit

Der Ruf nach Einfachheit wird im­mer lauter. Viele Unternehmen erkennen dies als Chance und möch­ten sich durch einfache, ehrliche und verständliche Produkte, Dienstleistungen und Prozesse von der Masse abheben. Doch in unserer stets noch komplexer werdenden Welt ist es alles andere als einfach, Einfachheit zu erlangen.

Einfach drei Fragen

Bevor etwas vereinfacht werden kann – ganz egal, ob es sich um ei­nen Prozess, eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt – müssen drei fundamentale Fragen eindeutig geklärt sein:

  • Was genau soll vereinfacht werden?
  • Warum soll es vereinfacht werden?
  • Für wen soll es einfacher werden?

Es mag trivial klingen – doch es entstehen viele Schwierigkeiten, wenn unklar ist, was vereinfacht werden soll und warum. Geht es darum, das ganze Produkt zu vereinfachen oder nur ein Detail davon? Ist es die Kommunikation über das Produkt, welche einfacher sein soll? Oder die Bedienungsanleitung? Müssen wir den ganzen Prozess vereinfachen oder bloss Prozess­-Schritte? Genügt es, wenn der Prozess einfacher dargestellt wird? Soll etwas vereinfacht werden, weil zu viele Reklamationen bei uns eintreffen oder weil die Produktionskosten mini­miert werden sollen? Oder will man vereinfachen, um sich gegenüber Mitbewerbern abzuheben?

Am aufwändigsten und zugleich wichtigsten ist die Frage, für wen etwas verein­facht werden soll. Hier können massive Missverständ­nisse entstehen. Denn eine Vereinfachung für die eine Partei bedeutet oft, dass die andere Partei dafür mehr Aufwand hat. Also: Soll es für die Kunden einfa­cher werden, und für welche genau? Soll nur die Produktion vereinfacht werden? Das Management? Eine Abteilung oder das gesamte Unternehmen? Unsere Lieferanten?

Ich empfehle Ihnen, erst mit Optimierungs- oder Vereinfachungsprojekten zu beginnen, wenn alle drei Fragen stichhaltig und detailliert geklärt worden sind.

simplify. Five

Ich empfehle fünf verschiedene Ansatzpunkte, um zu vereinfachen. Diese können je nach Aufgabenstellung auch kombiniert werden.

weglassen Weglassen ist die naheliegendste Methode der Vereinfachung.
ergänzen Zusätzliche Erklärungen oder Hilfestellungen können Klarheit schaffen.
modularisieren Module trennen Standards von Ausnahmen.
ersetzen Was sich nicht bewährt, wird durch Passenderes ersetzt.
wahrnehmen Feedbacks und Informationen verbessern die Wahrnehmung.

 

Um Dinge einfacher zu ma­chen, genügt es bereits, mit einem auf Einfachheit geschärften Blick durch die Welt zu gehen. Es gibt so vieles, das mit wenig Aufwand vereinfacht wer­den könnte, wenn man es nur beachten würde.